10 kỹ năng phản hồi (feedback) cho nhân viên

Trong quá trình làm việc, việc phản hồi cho nhân viên luôn là một yếu tố quan trọng giúp cải thiện hiệu suất công việc và tạo dựng một môi trường làm việc tích cực. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách phản hồi hiệu quả, dẫn đến việc những thông điệp không được truyền đạt chính xác, hoặc thậm chí tạo nên sự hiểu lầm, mất động lực trong nhóm làm việc.

Vậy làm thế nào để phản hồi cho nhân viên một cách chính xác, kịp thời và tạo ra sự thay đổi tích cực? Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn 10 kỹ năng phản hồi cho nhân viên nhất định phải biết, giúp bạn trở thành một người lãnh đạo tài ba và hiểu rõ hơn về đội ngũ của mình.

1. Chọn thời điểm phù hợp

Việc chọn lựa thời điểm phù hợp để đưa ra phản hồi là một yếu tố quan trọng, có thể làm tăng hoặc giảm hiệu quả của thông điệp bạn muốn truyền đạt. Điều này đặc biệt quan trọng khi nhân viên vừa đạt được một kết quả đáng kể, hoặc vừa vấp phải một lỗi nào đó.

Cụ thể, việc khen ngợi ngay sau khi một nhiệm vụ được hoàn thành thành công sẽ tạo cho nhân viên cảm giác rằng công sức của họ được công nhận và đánh giá cao. Điều này không chỉ giúp họ cảm thấy hạnh phúc và hài lòng về công việc mình đang làm, mà còn khích lệ họ tiếp tục nỗ lực và phấn đấu hơn nữa.

Ngược lại, việc đưa ra phản hồi tiêu cực trong lúc nhân viên đang đối mặt với các vấn đề sức khỏe hoặc tâm trạng không tốt có thể làm cho họ cảm thấy áp lực và stress hơn. Do đó, trước khi đưa ra phản hồi, hãy xem xét cẩn thận tình hình hiện tại của nhân viên và xác định liệu phản hồi của bạn có thể tạo ra hậu quả tích cực hay tiêu cực đối với công việc và tinh thần của họ.

Việc lựa chọn thời điểm đúng đắn để đưa ra phản hồi không chỉ giúp nhân viên tiếp thu và hiểu thông điệp của bạn một cách hiệu quả, mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc.

2. Tạo không gian phản hồi thích hợp

Không chỉ nội dung, mà cả không gian và thời điểm đưa ra phản hồi cũng đóng vai trò quan trọng, có thể tác động đáng kể đến cách tiếp thu và hiểu biết của nhân viên về phản hồi đó.

Khi khen ngợi, nên chọn một không gian công cộng, thậm chí là trước mặt mọi người. Những lời khen như vậy không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được ghi nhận và hãnh diện về công việc của mình, mà còn tạo ra động lực cho cả đội, khuyến khích mọi người học hỏi và nỗ lực làm việc hơn.

Tuy nhiên, khi đưa ra phê bình, hãy chọn một không gian kín đáo, riêng tư. Điều này giúp tránh tạo ra cảm giác xấu hổ, mất lòng và giảm sự tự tin của nhân viên.

Ngoài ra, nên tránh đưa ra phê bình trong các hoạt động nhóm như teambuilding hay sự kiện công ty. Những hoạt động này thường tạo ra một không gian vui vẻ và thoải mái, việc đưa ra phê bình trong những hoạt động như vậy có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của nhân viên, đồng thời cũng có thể làm tổn hại đến hình ảnh công ty trước mặt đối tác và khách hàng.

Nhìn chung, một không gian phản hồi thích hợp sẽ giúp việc phản hồi dễ dàng hơn và đạt hiệu quả cao hơn.

3. Đưa ra phản hồi dựa trên hành vi và kết quả

Đánh giá con người có thể dẫn đến việc nhân viên cảm thấy bị xúc phạm và đâm ra hằn thù cá nhân, vì họ cho rằng sếp không ưa gì mình. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc đưa ra phản hồi dựa trên hành vi và kết quả công việc cụ thể.

Cách tiếp cận này không chỉ giúp nhân viên không cảm thấy bị tấn công mà còn giúp họ nhìn nhận được những vấn đề cụ thể trong hành vi và kết quả làm việc của mình. Điều này sẽ khích lệ họ tiếp thu phản hồi và nỗ lực cải thiện.

Ví dụ, thay vì nói “Em không chuyên nghiệp”, hãy thử nói “Hôm nay em đến họp muộn, điều này ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh chuyên nghiệp của em và cả nhóm.” Cách nói thứ hai rõ ràng hơn, tập trung vào hành động cụ thể và không đánh đồng nhân viên với hành động của họ.

Hơn nữa, khi đưa ra phản hồi dựa trên kết quả, hãy cung cấp những bằng chứng cụ thể và rõ ràng. Ví dụ: “Dự án mới của chúng ta đã chậm tiến độ do mục tiêu tuần này của em chưa hoàn thành. Em có thể nghĩ về cách để cải thiện điều này không?”

Nói tóm lại, hãy tập trung phản hồi vào hành vi và kết quả thay vì con người để đạt được hiệu quả tốt nhất, cũng như không làm cho nhân viên cảm thấy bị thiên vị (yêu/ ghét).

4. Sử dụng kỹ thuật sandwich khi phản hồi

Kỹ thuật sandwich, được biết đến như một phương pháp đưa ra phản hồi hiệu quả, yêu cầu sự tế nhị và tôn trọng đối với suy nghĩ và cảm xúc của nhân viên. Qua kỹ thuật này, người đưa ra phản hồi cần phải biểu lộ sự thấu hiểu, tôn trọng và lắng nghe nhân viên.

Trong kỹ thuật này, một phản hồi tiêu cực được “bọc” bên trong hai phản hồi tích cực – giống như một chiếc bánh sandwich. Thông thường, bạn sẽ bắt đầu bằng một nhận xét tích cực, sau đó là phản hồi cần cải thiện, và cuối cùng là một nhận xét tích cực khác.

Ví dụ, bạn có thể nói: “Anh thực sự ấn tượng với cách em xử lý khách hàng khó tính hôm qua. Tuy nhiên, anh nghĩ rằng em cần cải thiện khả năng lập kế hoạch để đảm bảo được vẹn toàn các mục tiêu. Anh biết em đã cố gắng rất nhiều và anh tin rằng em có thể làm tốt hơn.”

Qua việc áp dụng kỹ thuật sandwich, bạn không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, mà còn tạo ra một không gian thoải mái cho họ để tiếp nhận và hiểu rõ hơn về phản hồi, từ đó cải thiện và phát triển bản thân một cách hiệu quả hơn.

5. Phản hồi rõ ràng và cụ thể

Khi bạn đưa ra phản hồi, điều quan trọng là phải trực tiếp, rõ ràng và cụ thể. Hãy nói rõ bạn đánh giá cao điều gì, điều gì cần được cải thiện và lý do tại sao bạn có những nhận định đó. Sự rõ ràng và cụ thể này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của mình, mà còn tạo cho họ sự tin tưởng và trân trọng về phản hồi mà bạn đưa ra.

Khi khen ngợi, hãy cung cấp thông tin chi tiết về những gì bạn thấy ấn tượng và tại sao nó lại quan trọng. Điều này giúp nhân viên nắm bắt được điểm mạnh cụ thể của mình và khả năng góp phần vào sự thành công của công ty.

Ngược lại, khi chỉ ra những điểm cần cải thiện, hãy mô tả cụ thể vấn đề, tác động của nó lên công việc và những gì bạn mong muốn thay đổi. Điều này không chỉ tạo ra sự rõ ràng trong việc cần phải cải thiện như thế nào, mà còn giúp nhân viên thấy được lợi ích và tầm quan trọng của việc thay đổi.

Quan trọng hơn, khi phản hồi rõ ràng và cụ thể, bạn đang gửi một thông điệp rằng bạn đánh giá công việc của họ một cách công bằng và minh bạch, điều này có thể giúp củng cố lòng tin và tăng cường mối quan hệ giữa bạn và nhân viên.

6. Khuyến khích tự đánh giá

Trước khi bạn bắt đầu đưa ra phản hồi, một phương pháp hữu ích là khích lệ nhân viên tự đánh giá công việc và hiệu suất của họ. Điều này không chỉ giúp họ có cơ hội suy nghĩ về điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến của mình, mà còn giúp xác định mức độ chênh lệch giữa cách nhận thức của họ so với phản hồi chuẩn bị được đưa ra từ phía bạn.

Bằng cách yêu cầu họ tự đánh giá, bạn tạo ra một không gian cho họ để tự nhận thức và tự phê bình, điều này có thể khiến họ tự giác hơn trong việc nắm bắt và cải thiện những khía cạnh cần thiết của công việc. Nó cũng giúp họ cảm thấy họ đang được tôn trọng, lắng nghe và đồng thời tạo điều kiện cho việc trao đổi ý kiến một cách thoải mái và cởi mở hơn.

Hơn nữa, nếu có sự chênh lệch lớn giữa nhận thức của nhân viên và phản hồi từ quản lý, việc này cũng sẽ là cơ hội để phân tích nguyên nhân và tìm ra cách để giảm bớt sự chênh lệch đó, từ đó tạo ra sự đồng lòng và hiểu biết giữa quản lý và nhân viên.

7. Phản hồi có tính xây dựng

Mỗi lần bạn đưa ra phản hồi, dù đó là lời khen ngợi hay phê bình, hãy đảm bảo rằng nó đều mang tính xây dựng và hướng đến mục tiêu phát triển cá nhân của nhân viên. Phản hồi không phải là công cụ để răn đe hay trút giận, mà là cơ hội để chỉ ra những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần cải thiện.

Khi đưa ra phản hồi, hãy cố gắng tránh việc chỉ trích hay chỉ tập trung vào những điều tiêu cực. Thay vào đó, hãy hướng dẫn các giải pháp và lời khuyên thiết thực, giúp nhân viên nhìn thấy hướng đi cụ thể để cải thiện hiệu suất công việc của mình. Điều này không chỉ giúp họ có động lực để cố gắng hơn, mà còn giúp tăng cường môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự phát triển chung trong toàn bộ tổ chức.

Không ai là không mắc lỗi cả, nhưng điều quan trọng là họ có được sự hỗ trợ và hướng dẫn để khắc phục và cải thiện. Đó chính là mục tiêu của phản hồi có tính xây dựng.

Xem thêm: Continuous Feedback là gì? Các nguyên tắc cơ bản

8. Rõ ràng về việc khen và chê

Quan trọng nhất khi đưa ra phản hồi, đó là phải phân biệt rõ ràng giữa việc khen ngợi và phê bình. Đừng để nhân viên phải đoán mò hoặc cố hiểu ý bạn qua những cách nói mập mờ hoặc không rõ ràng. Đảm bảo rằng khi bạn khen ngợi, nhân viên cần biết rõ ràng họ đã làm gì tốt. Và ngược lại, khi bạn phê bình, họ cũng cần hiểu chính xác họ đã mắc phải lỗi gì và lý do tại sao điều đó không phù hợp.

Ví dụ, khi khen ngợi, bạn có thể nói: “Anh rất ấn tượng với bản báo cáo em vừa trình bày. Em đã thu thập và phân tích dữ liệu một cách chính xác, giúp chúng ta rõ ràng hơn về tình hình hiện tại.” Điều này giúp nhân viên biết được công sức của họ đã được ghi nhận và họ đang làm đúng hướng.

Khi phê bình, hãy thể hiện một cách tương tự nhưng với sự quan tâm và kỹ lưỡng hơn: “Anh thấy rằng phần trình bày của bản báo cáo có chút khó hiểu. Có thể em nên sắp xếp lại thông tin để rõ ràng hơn. Hãy thử nhìn vào mẫu báo cáo chúng ta đã làm lần trước, anh nghĩ em có thể học hỏi được nhiều từ đó.” Với cách nói này, bạn không chỉ chỉ ra vấn đề, mà còn đưa ra hướng giải quyết cụ thể, giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, không bị bỏ rơi.

9. Lắng nghe ý kiến của nhân viên

Một yếu tố quan trọng trong quá trình phản hồi là biết lắng nghe ý kiến của nhân viên, cũng như khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến, quan điểm. Việc này tạo ra một sự tương tác hai chiều, giúp tăng cường hiệu quả của quá trình phản hồi.

Khi nhân viên đưa ra ý kiến, hãy lắng nghe một cách chân thành và tập trung vào những gì họ muốn chia sẻ. Hãy thể hiện sự quan tâm và sẵn lòng lắng nghe, bằng cách đặt câu hỏi, tạo không gian cho họ diễn đạt ý kiến và ý thức về việc đưa ra đánh giá xây dựng.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng mục tiêu cuối cùng của việc lắng nghe ý kiến của nhân viên là tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và hợp tác, nơi mà mọi người có thể chia sẻ ý kiến, đóng góp vào sự phát triển chung. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc, mà còn tạo nên một môi trường cởi mở và hợp tác.

10. Đề xuất hành động cụ thể

Sau khi bạn đã đưa ra phản hồi, việc quan trọng cần làm tiếp theo đó là đề xuất các hành động cụ thể mà nhân viên có thể thực hiện để cải thiện. Điều này giúp họ có cái nhìn rõ ràng và mục tiêu cụ thể về những gì cần làm để nâng cao hiệu suất làm việc.

Hãy đảm bảo rằng các hành động được đề xuất là cụ thể, khả thi và có thể đo lường được (nguyên tắc SMART). Bạn có thể đề xuất các bước cụ thể để cải thiện kỹ năng, hoàn thiện quy trình làm việc, hoặc tìm kiếm các khóa học, đào tạo để phát triển kỹ năng chuyên môn.

Ngoài ra, hãy thảo luận và thỏa thuận với nhân viên về các mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể mà bạn mong muốn họ đạt được. Điều này giúp định hướng và tạo ra một kế hoạch hành động rõ ràng và hợp tác giữa bạn và nhân viên.

Bằng cách đề xuất các hành động cụ thể, bạn đang tạo ra sự tập trung và hướng dẫn cho nhân viên, từ đó họ có thể tự tin và chủ động trong việc thực hiện các bước tiến cụ thể để nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về 10 kỹ năng quan trọng trong việc đưa ra phản hồi cho nhân viên. Chúng ta đã thảo luận về việc chọn thời điểm phù hợp, tạo không gian phản hồi thích hợp và sử dụng kỹ thuật sandwich. Chúng ta cũng đã tập trung vào đưa ra phản hồi dựa trên hành vi và kết quả, cùng với việc đưa ra phản hồi rõ ràng và cụ thể. Không chỉ thế, chúng ta đã khuyến khích tự đánh giá từ phía nhân viên, đảm bảo rằng phản hồi mang tính xây dựng và phân biệt rõ ràng giữa việc khen ngợi và phê bình. Cuối cùng, chúng ta đã thảo luận về việc lắng nghe ý kiến của nhân viên và đề xuất các hành động cụ thể để cải thiện.

Tuy nhiên, đây chưa phải là tất cả kỹ năng mà các quản lý cần phải có trong quá trình phản hồi. Và tất nhiên rồi, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về nội dung này ở bài viết sau. Quan trọng nhất, việc sử dụng các kỹ năng này đòi hỏi sự nhạy bén, sự tôn trọng và sự chuyên nghiệp trong phản hồi với nhân viên.

Bằng cách nắm vững những kỹ năng này và áp dụng chúng một cách linh hoạt, chúng ta có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự phát triển cá nhân và góp phần vào sự thành công của cả cá nhân và tổ chức.

Hãy tiếp tục học hỏi và nâng cao kỹ năng phản hồi của chúng ta để trở thành những người quản lý tốt hơn và xây dựng một nền văn hóa công ty tuyệt vời.