Hình thức đánh giá nhân sự nào là phù hợp!?

Bắt tay vào triển khai đánh giá nhân sự, bạn không biết nên bắt đầu từ đâu. Dù trong tay đã có bộ tiêu chí đánh giá nhưng vẫn có vô vàn các băn khoăn như:

• Giờ gửi file cho các Trưởng bộ phận đánh giá rồi HR sẽ thu thập lại?
• Nghe nói bên công ty ABC đang đánh giá 360, mình cũng thử xem sao?
• Thấy các công ty lớn như Unilever tổ chức Hội đồng Đánh giá hay quá, công ty mình cũng muốn áp dụng?

Vậy rốt cuộc có bao nhiêu hình thức triển khai đánh giá? Bạn nên lựa chọn áp dụng hình thức nào?

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 6 hình thức đánh giá nhân sự phổ biến nhất thông qua bài viết này. Hiểu được đặc điểm, ý nghĩa của từng hình thức sẽ giúp bạn lựa chọn được phương án phù hợp và hiệu quả cho tổ chức của mình.

Hình thức đánh giá nhân sự: Cấp trên đánh giá (Top-down Evaluation)

Đây là hình thức đánh giá xuất hiện đầu tiên và có lịch sử tồn tại lâu đời nhất. Trong đó, người quản lý (cấp trên) là người duy nhất đánh giá hiệu suất cho nhân viên của mình.

Hình thức truyền thống này đã tồn tại một cách “phi chính thức” từ thời cổ đại, khi các địa chủ đánh giá nô bộc của mình để phân chia tiền công, hoặc xuất hiện trong các thể chế chính trị như triều đình khi vua và các đại thần đánh giá bổ nhiệm/miễn nhiệm các chức vị quan tước.

Ngày nay, đây vẫn là hình thức được nhiều công ty lựa chọn sử dụng. Tuy nhiên, thay vì chỉ được đánh giá bởi 1 cấp trên trực tiếp duy nhất, các công ty thường có thêm bước xét duyệt (review) bởi cấp trên gián tiếp hoặc Giám đốc/Trưởng phòng ban.

Ưu điểm

• Tăng vai trò, trách nhiệm và quyền kiểm soát của người quản lý do họ là người duy nhất đưa ra quyết định đánh giá và ảnh hưởng tới quyền lợi của nhân viên;
• Dễ hướng dẫn thực hiện, dễ triển khai và áp dụng do chỉ cần phổ biến cho các cấp quản lý;
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực do chỉ cần nhận kết quả từ một nguồn.

Điểm hạn chế

• Chưa cung cấp được kết quả toàn diện và khách quan do góc nhìn mới chỉ hạn chế từ phía người quản lý.
• Phần lớn đa là thiếu sự tương tác, phản hồi giữa cấp trên và cấp dưới do trong quy trình đánh giá này, người quản lý thường gửi kết quả trực tiếp đến Phòng Nhân sự mà không trao đổi với nhân viên.
• Có thể hạn chế sự phát triển và động lực của nhân viên, do họ không được nhận thức về kết quả cấp trên đang đánh giá họ như thế nào.

Ứng dụng

• Hình thức đánh giá từ cấp trên có thể áp dụng trong hầu hết mọi tình huống và chương trình đánh giá. Tuy nhiên, do đây là phương pháp truyền thống và còn tồn tại nhiều hạn chế, nên trong một số tình huống, nên cân nhắc bổ sung thêm các hình thức khác ưu việt hơn.
• Công cụ sử dụng cho hình thức này cũng rất đơn giản, có thể đánh giá bản cứng trên giấy, hoặc sử dụng biểu mẫu thiết kế trên word/excel, và cũng có thể sử dụng những công cụ, phần mềm đánh giá tân tiến nhất.

Hình thức đánh giá nhân sự: Tự đánh giá (Self Evaluation)

Tự đánh giá là hình thức cá nhân tự xem xét, đánh giá, và đưa ra nhận xét về hiệu suất và khả năng của bản thân.

Khi nhân viên tự đánh giá, họ có cơ hội nhìn lại quá trình làm việc của mình, từ đó nhận ra những việc đã làm được, chưa làm được hay điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn hiệu quả công việc và năng lực của mình, đồng thời tập trung vào việc phát triển những khả năng còn hạn chế.

Ưu điểm

• Giúp cá nhân tự nhận thức được kết quả, ưu điểm và điểm hạn chế của bản thân, cũng khuyến khích họ chịu trách nhiệm với việc phát triển bản thân.
• Giúp nhân viên có được định hướng, mục tiêu và lộ trình phát triển rõ ràng.
• Tăng sự tự tin và tinh thần chủ động cho nhân viên do họ hoàn toàn làm chủ trong bài đánh giá của mình.

Điểm hạn chế

• Thiếu tính khách quan và toàn diện do chỉ nhìn nhận được kết quả từ một phía.
• Có thể dẫn đến nhân viên tự thiên vị hoặc kỳ vọng quá cao vào kết quả của bản thân.
• Thiếu tính tương tác và phản hồi, đặc biệt là sự trao đổi giữa nhân viên với cấp trên trực tiếp.

Ứng dụng

• Tự đánh giá thường được sử dụng vào các kỳ tổng kết cuối năm hoặc tổng kết 6 tháng, khi nhân viên tự nhìn nhận và viết các bản báo cáo thành tích để làm cơ sở đề xuất các danh hiệu khen thưởng.
• Một hình thức khác của tự đánh giá là trong các bài Test như EQ, IQ, DISC, xử lý tình huống,… khi đã có các tiêu chí rõ ràng và kết quả hoàn toàn phụ thuộc vào mức độ hiểu biết bản thân của người đánh giá.

Hình thức đánh giá nhân sự: Đánh giá hai chiều (Two-way Feedback)

Đánh giá 2 chiều là hình thức được ra đời để khắc phục hạn chế của cả 2 phương pháp Cấp trên đánh giá và Tự đánh giá. Đây được xem là hình thức đánh giá hiệu quả hơn, do không chỉ dựa vào quan điểm của quản lý mà còn cho phép nhân viên tham gia tích cực bằng cách đánh giá bản thân và đưa ra ý kiến cá nhân về hiệu quả công việc của họ.

Đặc biệt, hình thức này đề cao tính tương tác 2 chiều giữa quản lý và nhân viên, do vậy, ta sẽ thấy từ “phản hồi” (feedback) được sử dụng phổ biến hơn so với thuật ngữ “đánh giá” (evaluation).

Ưu điểm

• Một trong những lợi ích quan trọng của đánh giá hai chiều là tạo sự cân nhắc và minh bạch trong quá trình đánh giá. Nhân viên không chỉ nhận được phản hồi từ cấp trên mà còn có cơ hội đánh giá bản thân và đưa ra ý kiến cá nhân về công việc của mình.
• Kết hợp được cả 2 hình thức Tự đánh giá và Cấp trên đánh giá, phát huy những ưu điểm và hạn chế được nhược điểm của cả 2 hình thức đó.
• Tạo động lực và cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên. Họ thường cảm thấy động lực cao hơn khi được tham gia vào quá trình đánh giá và có tiếng nói trong việc cải thiện hiệu quả công việc của mình. Điều này thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tăng cường hiệu suất làm việc.

Điểm hạn chế

• Nhân viên có thể ngại đưa ra chính kiến của mình, đặc biệt là những ý kiến trái chiều hoặc bất đồng với cấp trên, hoặc sẽ khó khăn hơn trong trường hợp cấp trên là người có tính cách độc đoán, áp đặt.
• Khó đảm bảo sự triển khai đồng bộ và nhất quán trên toàn tổ chức, điều này cần sự đồng hành rất lớn từ Phòng Nhân sự trong khâu triển khai và hướng dẫn áp dụng.
• Tuy góc nhìn đa chiều hơn nhưng vẫn chưa đủ tính toàn diện, khách quan do thiếu góc nhìn từ đồng nghiệp/khách hàng hoặc các đối tượng khác thường xuyên tương tác trong công việc.

Ứng dụng

• Đây là hình thức đánh giá được sử dụng phổ biến nhất trong mọi tổ chức. Ngày nay, khi nhiều công ty sử dụng kết hợp nhiều hình thức đánh giá khác nhau, thì phản hồi 2 chiều vẫn là hình thức cốt lõi không thể thiếu. Một trong những hình thức phản hồi 2 chiều được ưa chuộng và hiệu quả cao nhất hiện nay là Continuous Feedback.
• Đánh giá 2 chiều có thể áp dụng trong mọi kỳ đánh giá như đánh giá năng lực, đánh giá KPI hàng quý/hàng tháng, đánh giá tổng kết năm hoặc tổng kết 6 tháng,…
• Trong phản hồi 2 chiều, có thể chỉ là sự tương tác từ 2 phía mà không cần công cụ hỗ trợ. Khi có tiêu chí đánh giá cụ thể, các tổ chức trước đây thường sử dụng biểu mẫu được thiết kế trên excel để ghi nhận kết quả. Tuy nhiên, khâu tổng hợp và phân tích kết quả sẽ tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực của Phòng Nhân sự. Do vậy, sử dụng các công cụ thông minh, hiện đại hơn sẽ giúp nâng cao năng suất và giảm thiểu các lãng phí nguồn lực không cần thiết.

Hình thức đánh giá nhân sự: Đánh giá bởi đồng nghiệp (Peers Feedback)

Đây là hình thức lấy đánh giá, phản hồi từ đồng nghiệp – những người thường xuyên tương tác với người được đánh giá.

Hình thức này xuất hiện trong bối cảnh các doanh nghiệp đang tìm kiếm phương pháp mới để đánh giá và cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên, thay vì chỉ dựa vào quản lý trực tiếp và tự đánh giá. Đánh giá bởi đồng nghiệp cho phép những người có quan hệ mật thiết trong công việc tham gia vào việc đánh giá, đưa ra đánh giá đa chiều, góp phần xây dựng môi trường làm việc hợp tác và đáng tin cậy.

Ưu điểm

• Khuyến khích nhân viên tương tác, giao tiếp cởi mở và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
• Sự tương tác, phối hợp với đồng nghiệp cũng được ghi nhận vào kết quả hiệu suất, giúp tăng tính toàn diện của kết quả đánh giá.
• Tăng tính khách quan, đa dạng cho phản hồi, thay vì chỉ có nhận định từ cấp trên như hình thức truyền thống, đánh giá bởi đồng nghiệp thường phản ánh góc nhìn chân thực hơn.

Điểm hạn chế

• Có thể bị ảnh hưởng bởi sự ẩn danh và thiên hướng của người tham gia. Một số nhân viên có thể đưa ra ý kiến dựa trên cảm xúc cá nhân hoặc các yếu tố không liên quan, dẫn đến việc đánh giá không công bằng.
• Có thể xảy ra tình huống đồng nghiệp không có đủ kiến thức chuyên môn để đưa ra đánh giá chính xác và chi tiết. Điều này đặc biệt đúng với các vị trí công việc kỹ thuật hoặc chuyên môn.
• Có thể tạo ra xung đột và căng thẳng giữa các đồng nghiệp, đặc biệt nếu phản hồi mang tính tiêu cực hoặc không được truyền đạt đúng cách. Điều này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc.

Ứng dụng

• Hình thức đánh giá bởi đồng nghiệp thường là một phần trong hình thức đánh giá toàn diện hơn, đó là Đánh giá 360 độ.
• Nếu sử dụng độc lập, thì Peer Feedback thường được áp dụng trong các trường hợp khảo sát chất lượng dịch vụ bộ (ví dụ như dịch vụ nhân sự do Phòng Nhân sự cung cấp, dịch vụ thanh toán do Phòng Kế toán cung cấp, dịch vụ bữa ăn canteen do Phòng Hành chính cung cấp,…)

Hình thức đánh giá nhân sự: Đánh giá 360 độ (360 degree feedback)

Đánh giá 360 độ hay Phản hồi 360 độ là một phản hồi (feedback) đa chiều, thường là “ẩn danh”, từ những người xung quanh bạn, bao gồm:

• Bản thân bạn (Self);
• Cấp trên (Supervisors);
• Cấp dưới (Subordinates);
• Đồng nghiệp (Peers)
• Đối tác/khách hàng, các bên liên quan (Partners/ Customers/ Others)

Đánh giá 360 độ ra đời trong Quân đội Đức trong thời kỳ Chiến tranh Thế giới II, nhằm đo lường năng lực tác chiến của các sĩ quan dựa trên phản hồi từ đồng đội, với mục tiêu tạo nên lực lượng quân sự chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Phương pháp này mới được áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh vào những năm 1950 tại Công ty Esso. Sự phổ biến của đánh giá 360 độ trong ngành kinh doanh tăng lên nhanh chóng khi Jack Welch đã thực hiện thành công tại General Electric vào năm 1980.

Ngày nay, hình thức đánh giá 360 độ ngày càng được sử dụng phổ biến không kém gì hình thức phản hồi 2 chiều, bởi đã có nhiều công cụ ra đời nhằm hỗ trợ hiệu quả khâu tổng hợp và phân tích kết quả, giúp tối ưu nguồn lực và công tác đánh giá trở nên gọn nhẹ, bớt “cồng kềnh” hơn.

Ưu điểm

• Tăng tính khách quan và toàn diện, do lấy được ý kiến đa chiều từ nhiều bên liên quan và cũng nhìn nhận ở nhiều khía cạnh hơn, việc này sẽ giúp chúng ta có được kết luận chính xác hơn vì nhân viên có thể không tốt ở vai trò này nhưng lại cực kỳ hiệu quả ở vai trò khác.
• Kết quả đánh giá được đưa ra thẳng thắn và chính xác hơn do mọi người được thực hiện ẩn danh, việc này khiến họ không bị e ngại ảnh hưởng tới mối quan hệ.
• Giúp cải thiện tư duy và chất lượng dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ tương tác, hỗ trợ giữa các phòng ban liên quan.

Điểm hạn chế

• Kết quả có thể bị “nhiễu” nếu người tham gia đánh giá không được chọn lọc kĩ càng, những người ít tương tác hoặc không đủ kiến chức chuyên môn, hoặc bị ảnh hưởng bởi cảm xúc có thể dẫn đến kết quả đánh giá chưa thỏa đáng.
• Khâu tổ chức đánh giá sẽ cồng kềnh, phức tạp, tốn nhiều nguồn lực nếu không biết vận dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ.
• Khó làm rõ, kiểm tra để xác định tính hợp lý của kết quả, do đánh giá hoàn toàn ẩn danh. Tuy nhiên, ta có thể khắc phục được nhược điểm này bằng cách yêu cầu người đánh giá bổ sung thêm các dẫn chứng cho mỗi mức điểm đánh giá của mình.

Ứng dụng

• Đánh giá 360 độ ngày nay thường được sử dụng trong các kỳ đánh giá hiệu quả công việc, đánh giá năng lực, đánh giá mức độ phù hợp văn hóa tổ chức, đánh giá chất lượng dịch vụ của các phòng ban, hoặc đánh giá khi cần đưa ra một quyết định nhân sự quan trọng như bổ nhiệm/miễn nhiệm,… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể áp dụng đa dạng trong nhiều trường hợp khác theo nhu cầu đặc thù của tổ chức.
• Một yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công khi sử dụng hình thức đánh giá này, đó là việc ứng dụng hiệu quả công cụ hỗ trợ đánh giá, theo dõi và phân tích kết quả. Nếu không có công cụ thì khâu tổng hợp, phân tích kết quả sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Hình thức đánh giá nhân sự: Hội đồng đánh giá (Assessment Center)

Hội đồng đánh giá hay Trung tâm đánh giá là một hình thức đánh giá được tổ chức tập trung, trong đó: người đánh giá là một nhóm các chuyên gia được lựa chọn để cùng thảo luận và đưa ra kết quả đánh giá; người được đánh giá sẽ tham dự một hoặc nhiều vòng đánh giá theo các hình thức khác nhau như phỏng vấn, thuyết trình, xử lý tình huống,… do Hội đồng đánh giá quyết định lựa chọn.

Trung tâm đánh giá xuất hiện đầu tiên vào những năm 1930 tại Đức, được phát triển bởi Hermann A. Witkin và Donald C. Peterson. Ban đầu, nó được ứng dụng trong lĩnh vực quân sự để đánh giá các cử nhân đại học về khả năng lãnh đạo và quản lý. Sau đó, Trung tâm đánh giá lan rộng vào lĩnh vực kinh doanh để tuyển dụng và đánh giá nhân viên.

Từ những năm 1950, Trung tâm đánh giá đã phát triển mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi ở Mỹ và châu Âu. Các doanh nghiệp nhận ra ưu điểm của nó trong việc đánh giá không chỉ năng lực chuyên môn mà còn cả khả năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và sự phù hợp với văn hóa công ty.

Ưu điểm

• Đảm bảo tính công bằng và khách quan, do có sự tham gia và đồng thuận của nhiều thành viên hội đồng, và trải qua một quy trình đánh giá bài bản, chỉn chu.
• Có thể đánh giá được nhiều khía cạnh của nhân viên, không chỉ năng lực chuyên môn mà còn cả khả năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và sự phù hợp với văn hóa công ty.
• Hội đồng sẽ đánh giá tất cả nhân viên trên cùng một bộ tiêu chí nên việc so sánh (ranking) giữa các nhân viên sẽ dễ dàng và chính xác hơn.

Điểm hạn chế

• Chưa thể nhìn nhận được cả một quá trình dài của nhân viên hoặc ứng viên, do Hội đồng đánh giá chỉ đánh giá thông qua khoảng thời gian ngắn tiếp xúc với ứng viên. Việc này có thể dẫn đến nhân viên cố gắng thể hiện hết khả năng của mình hoặc bị ảnh hưởng bởi yếu tố tâm lý nên không thể hiện được hết khả năng, nên kết quả có thể chưa thực sự chính xác.
• Mức độ hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào mức độ chuyên nghiệp của Hội đồng đánh giá cũng như mức độ chỉn chu, bài bản trong khâu tổ chức.
• Tốn rất nhiều nguồn lực cho công tác tổ chức, từ khâu chuẩn bị đến triển khai và hậu cần, thường các công ty sẽ cần thành lập một ban tổ chức chuyên nghiệp cho việc này.

Ứng dụng

• Hình thức Trung tâm đánh giá thường được các tập đoàn lớn áp dụng cho khâu tuyển dụng nhân sự hoặc đánh giá năng lực nhân sự thường niên. Các chương trình nổi tiếng bạn thường biết đến như Management Trainee của Unilever, Google,… chính là tiêu biểu của hình thức đánh giá này.
• Ngoài ra, một hình thức ứng dụng khác là thành lập Hội đồng đánh giá để tổng kết kết quả cuối năm của các Phòng ban trong công ty và xếp hạng, khen thưởng các tập thể có thành tích xuất sắc.

Vậy, trong nhiều hình thức triển khai đánh giá ở trên, đâu là hình thức phù hợp cho công ty của bạn? Câu trả lời là, bạn cần ứng dụng linh hoạt, đa dạng các hình thức để phù hợp với mục tiêu và nguồn lực tại từng thời điểm. Từ các phân tích và khuyến nghị trên, bạn có thể tự tin lựa chọn hình thức tối ưu cho mỗi tình huống hoặc chương trình đánh giá tại công ty mình. Bên cạnh đó, việc sử dụng công cụ đánh giá hiệu quả là yếu tố quan trọng, góp phần đến sự thành công của hoạt động đánh giá. Và nếu bạn có nhu cầu, hãy tham khảo ngay giải pháp đánh giá nhân sự toàn diện của True Talent Performance.