Mục lục

Chu kỳ đánh giá nhân sự bao lâu là hiệu quả?

Đã cập nhật vào 14/07/2023

Chu kỳ đánh giá nhân sự bao lâu là hiệu quả?

Chu kỳ đánh giá nhân sự là một việc rất quan trọng

Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, việc đánh giá hiệu suất là một phần không thể thiếu trong quản lý nhân sự. Một bài toán gây đau đầu cho hầu hết các Chủ doanh nghiệp và Giám đốc Nhân sự là làm thế nào để tổ chức đánh giá nhân sự một cách hiệu quả. Chu kỳ đánh giá nhân sự là bao lâu? Và các câu hỏi khác như:

Đánh giá nội dung gì để phản ánh đúng tình trạng nhân sự của tổ chức?
Cần thêm nguồn lực/công cụ gì để có thể tổ chức đánh giá một cách bài bản?
Công tác đánh giá có nhận được sự ủng hộ từ các phòng ban/bộ phận? Việc đánh giá liệu có đang mang tính hình thức?

Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta hãy cùng đi tìm câu trả lời xem tần suất/chu kỳ đánh giá nhân sự như thế nào để đảm bảo hiệu quả cao nhất? Nhiều tổ chức đã mất đi nhân sự tài năng do không tổ chức đánh giá thường xuyên để hiểu rõ tình hình nhân sự và đưa ra các chính sách phù hợp giữ chân nhân tài. Vậy nên tiến hành đánh giá hàng năm, hàng quý hay hàng tháng?

Định nghĩa về Performance Review/ Performance Appraisal

Performance Review/ Performance Appraisal, trong tiếng Việt thường được gọi là Đánh giá hiệu suất/ Đánh giá thành tích/ Đánh giá nhân sự. Đây là một quá trình người quản lý và nhân viên cùng nhìn nhận, đánh giá kết quả cho một giai đoạn vừa qua, nhằm xác định điểm tốt, điểm cần cải thiện, đưa ra phản hồi và đặt mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo.

Performance Review sẽ giúp doanh nghiệp cũng như bản thân người quản lý nắm bắt được tình hình để đưa ra các quyết định, giải pháp nhân sự phù hợp như:

Hoạch định nguồn lực: Sắp xếp, tổ chức bộ máy nhân sự hiệu quả trong tổ chức nhằm tối ưu hóa nguồn lực;
Xây dựng chính sách: Đưa ra các chính sách lương thưởng, đãi ngộ phù hợp với mức độ đóng góp của nhân sự;
Quản trị hiệu suất: Gắn mục tiêu của tổ chức song hành với mục tiêu của các cá nhân; Giữ chân, thúc đẩy nhóm nhân tài phát huy tiềm năng; Cải thiện nhóm nhân sự hiệu suất thấp;
Phát triển nhân tài: Xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên, song hành với sự phát triển của tổ chức.

Performance Review sẽ giúp cho nhân viên:

Phát huy những điều họ đang làm tốt;
Tìm cách cải thiện những điều chưa tốt;
Hiểu được mục tiêu và kỳ vọng từ công ty dành cho họ;
Bày tỏ nguyện vọng phát triển cá nhân, giúp gắn được mục tiêu cá nhân với mục tiêu của tổ chức.

Chu kỳ đánh giá nhân sự

Chu kỳ đánh giá nhân sự (Performance Review) phổ biến trên thế giới thường là 1-2 lần/năm. Các doanh nghiệp nước ngoài trong lĩnh vực sản xuất, FMCG,… thường áp dụng kỳ đánh giá năm hoặc kỳ đánh giá 06 tháng, tuy nhiên với một số nhóm đối tượng đặc thù như công nhân, lao động phổ thông sẽ được áp dụng kỳ đánh giá quý.

Tại Việt Nam, các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính thường cố định một kỳ đánh giá năm dành cho toàn bộ nhân viên, bên cạnh đó sẽ có các kỳ đánh giá quý hoặc tháng dành cho nhóm đối tượng trực tiếp tạo ra doanh thu như kinh doanh, tín dụng, môi giới. Các doanh nghiệp công nghệ, dịch vụ thường duy trì kỳ đánh giá quý với toàn thể nhân viên, đánh giá tháng cho nhóm đối tượng tương tác trực tiếp với khách hàng như kinh doanh – vận hành.

Hiện nay, không ít công ty đã rút ngắn chu kỳ đánh giá nhân sự xuống hàng quý, hàng tháng, hoặc thậm chí là hàng tuần để có những phản hồi thường xuyên hơn, nhằm đáp ứng kịp thời tốc độ phát triển kinh doanh.

Và đó cũng là xu thế của hiện trong công tác quản trị hiệu suất với phương pháp Đánh giá hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management).

Chu kỳ đánh giá nhân sự dài hay ngắn đều có ưu nhược điểm riêng, các công ty cần cân nhắc lựa chọn để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức, văn hóa công ty và nguồn lực có sẵn.

Chu kỳ đánh giá nhân sự	Ưu điểm	Nhược điểm	Khuyến nghị áp dụng
Hàng năm	– Cùng với chu kỳ tổng kết năm. – Có thể nhìn nhận cả quá trình dài phấn đấu của nhân sự. – Tiết kiệm nguồn lực tổ chức đánh giá (do 1 năm chỉ thực hiện 1 lần).	– Thời gian phản hồi quá lâu, dẫn đến việc chậm phản ứng/thay đổi trong trường hợp có nhiều điểm cần cải thiện. – Nhân viên/Quản lý có thể quên đi những hành động hoặc dự án mà họ đã thực hiện.	Tất cả các đơn vị đều nên có kỳ đánh giá hàng năm, thường tổ chức cùng với kỳ tổng kết năm.
06 tháng	– Vẫn đủ thời gian để nhìn nhận cả quá trình dài phấn đấu của nhân sự. – Giúp nhìn lại kết quả nửa đầu năm, để có những điều chỉnh kịp thời và phù hợp cho kế hoạch 6 tháng cuối năm, giúp đạt được mục tiêu năm.	– Tốn nguồn lực thực hiện hơn so với đánh giá Hàng năm. – Nhân viên/Quản lý vẫn có thể quên đi một số nhiệm vụ mà họ đã thực hiện.	Phù hợp với các tổ chức có số lượng nhân sự đông đảo, muốn rút ngắn chu kỳ đánh giá nhân sự nhưng chưa đủ nguồn lực để tổ chức đánh giá hàng quý.
Hàng quý	– Thường trùng với thời điểm tổng kết dự án/hoặc kết thúc một chặng của dự án, giúp đánh giá được kết quả và hiệu quả dự án. – Giúp quản lý và nhân viên có cơ hội để thảo luận và điều chỉnh mục tiêu, kế hoạch hành động cho quý tiếp theo.	Việc tổ chức đánh giá sẽ mất thời gian cho cả người tổ chức (Bộ phận Nhân sự) và các phòng ban tham gia.	Chu kỳ đánh giá nhân sự này: – Phù hợp với hầu hết các tổ chức, đặc biệt là tổ chức quy mô vừa và lớn. – Phù hợp với các vị trí mà kết quả mang tính tích lũy/cần thời gian để nghiệm thu kết quả một cách rõ nét như các dự án, công nghệ, hoặc vị trí back office – tài chính, kế toán, nhân sự,… – Phù hợp với nhân sự mới gia nhập công ty, để có những đánh giá và phản hồi kịp thời, cũng như đã có đủ thời gian để nhìn nhận cả một quá trình.
Hàng tháng	– Giúp người quản lý dễ dàng điều chỉnh nhiệm vụ công việc hoặc đưa ra gợi ý về việc cải thiện hiệu suất một cách thường xuyên hơn. – Các vấn đề nhỏ hơn như công việc trễ hẹn hoặc hiệu quả thấp có thể được nhìn nhận và giải quyết nhanh chóng hơn.	– Khoảng thời gian chưa đủ dài để nhìn nhận tổng thể về một nhân sự, có thể dẫn đến nhìn nhận phiến diện dựa trên một hành động/sự việc cụ thể. – Đối với các đơn vị có số lượng nhân viên đông đảo, có thể dẫn đến tình trạng đánh giá mang tính hình thức, do kết thúc kỳ đánh giá trước thì đã bắt đầu kỳ đánh giá tiếp theo.	– Phù hợp với các tổ chức có quy mô nhân sự nhỏ và vừa. – Phù hợp với các vị trí cần nghiệm thu kết quả thường xuyên để đưa ra phản ứng/điều chỉnh chiến thuật như sales, marketing,…
Hàng tuần	– Việc phản hồi diễn ra gần như liên tục giúp nhân viên nắm bắt ngay được điểm mạnh và điểm cần cải thiện để ứng dụng ngay trong công việc. – Nhân viên có cơ hội để sửa chữa lỗi, học hỏi và phát triển kỹ năng chuyên môn.	Chu kỳ đánh giá nhân sự này không phù hợp để tổ chức kỳ đánh giá chung cho cả công ty.	Không tổ chức kỳ đánh giá chung toàn công ty, thay vào đó, các quản lý sẽ tự tổ chức việc phản hồi thường xuyên trong bộ phận của mình theo hình thức Continuous Feedback

Kết luận

Không chu kỳ đánh giá nhân sự nào là lý tưởng tuyệt đối, mỗi loại đều có những ưu và nhược điểm riêng. Trong thời đại VUCA hiện nay, khi tốc độ phát triển kinh doanh liên tục tăng nhanh, việc rút ngắn chu kỳ đánh giá nhân sự trở thành trợ thủ đắc lực giúp công ty đưa ra quyết định kịp thời và phù hợp với tình hình kinh doanh.

Các công ty có thể lựa chọn áp dụng kết hợp các loại chu kỳ đánh giá nhân sự khác nhau. Chẳng hạn, chu kỳ đánh giá nhân sự hàng năm có thể được sử dụng để tổng kết và khen tặng danh hiệu, trong khi chu kỳ đánh giá nhân sự hàng quý được dùng để xếp hạng và thưởng hiệu suất. Song song với đó, các đội nhóm nhỏ có thể duy trì việc phản hồi liên tục (Continuous Feedback) để tăng tính kết nối và cải thiện hiệu suất của các thành viên một cách thường xuyên.

Bất kể phương pháp nào được áp dụng, nguồn lực để thực hiện luôn là một vấn đề đáng quan tâm. Để tối ưu nguồn lực, các doanh nghiệp cần ứng dụng hiệu quả hơn các giải pháp công nghệ và công cụ hỗ trợ trong quá trình đánh giá. Nhờ vậy, việc đánh giá sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn, giảm thiểu tối đa các thao tác tổng hợp thủ công, giúp nhân viên không còn cảm thấy áp lực và bị “ám ảnh” mỗi khi đến kỳ đánh giá. Thêm vào đó, những công cụ hiệu quả còn giúp công ty có thể cập nhật và theo dõi các báo cáo thời gian thực (real-time), từ đó nắm bắt được tình hình và kết quả đánh giá một cách nhanh chóng.

Xem thêm: Top 10 phần mềm đánh giá nhân sự

Mỗi tổ chức cần xem xét kỹ lưỡng để tìm ra phương pháp và chu kỳ đánh giá nhân sự phù hợp nhất với mình. Quan trọng nhất là việc đánh giá hiệu suất phải mang lại giá trị cho cả quản lý và nhân viên, giúp họ cải thiện hiệu suất, đạt được mục tiêu của mình và mục tiêu chung của công ty.