Calibration Meeting là gì? 6 Tips để tổ chức hiệu quả

Calibration meeting là một phần quan trọng trong quy trình đánh giá hiệu suất nhân sự, giúp đảm bảo tính công bằng, nhất quán và khách quan trong việc ghi nhận, phân loại kết quả đánh giá giữa các phòng ban. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những buổi họp dễ phát sinh căng thẳng nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng và điều phối hợp lý.

Vậy calibration meeting là gì, vì sao lại quan trọng, và làm sao để tổ chức một buổi họp hiệu quả? Bài viết này sẽ chia sẻ 6 bước cần thiết giúp HR và các trưởng bộ phận phối hợp ăn ý, tránh “drama”, và đưa ra kết quả đánh giá công tâm nhất.

Calibration meeting là gì?

Calibration meeting là buổi họp giữa HR và trưởng các bộ phận (HoDs) nhằm hiệu chỉnh kết quả đánh giá hiệu suất nhân sự. Mục tiêu chính là đảm bảo sự công bằng, thống nhất giữa các phòng ban, phản ánh đúng năng lực và mức độ đóng góp của từng cá nhân.

Buổi họp này đặc biệt cần thiết trong các tổ chức áp dụng mô hình forced distribution (xếp loại cưỡng bức) – sắp xếp kết quả đánh giá vào một tỷ lệ xác định sẵn trước theo hiệu suất kinh doanh và chiến lược nhân sự.

6 tips để tổ chức một buổi calibration meeting hiệu quả

1. Chuẩn bị kỹ càng

Trước buổi họp, HR cần chuẩn bị đầy đủ và rõ ràng các tài liệu sau:

• Kết quả đánh giá cá nhân của từng nhân viên

• Dữ liệu hỗ trợ như kết quả đánh giá các kỳ trước, thâm niên công tác, thành tích nổi bật, vi phạm nội quy (nếu có)

• Feedback từ quản lý trực tiếp hoặc các bên liên quan

Tránh tình trạng vào họp mới phát hiện thiếu số liệu hoặc phải giải thích lòng vòng.

2. Làm rõ mục tiêu với các trưởng bộ phận

Ngay từ đầu, hãy thống nhất với các HoDs rằng calibration không phải:

• Phân bổ forced distribution cho xong

• So sánh giữa các phòng ban

• Cuộc chiến thể hiện “thế lực” cá nhân

Mà calibration là để:

• Ghi nhận đúng người đúng việc

• Phân hóa rõ nhân tài

• Chuẩn bị cơ sở cho các quyết định nhân sự phù hợp trong tương lai

3. Quán triệt “luật chơi”

Đầu buổi, HR cần trình bày rõ:

• Agenda: Buổi họp sẽ diễn ra theo trình tự nào

• Quy tắc trao đổi: Mọi ý kiến đều được lắng nghe nhưng phải dựa trên số liệu và nguyên tắc chung

• Nguyên tắc công bằng: Không thiên vị, không cảm tính

4. Điều phối tinh tế

Trong quá trình họp, sẽ không tránh khỏi ý kiến trái chiều. HR cần:

• Giữ vững vai trò điều phối trung lập

• Nhạy bén với các tình huống căng thẳng để can thiệp kịp thời

• Hướng cuộc thảo luận quay về mục tiêu chung, tránh sa đà vào tranh luận cá nhân

5. Ghi chú cẩn thận

Mọi thay đổi, điều chỉnh kết quả đánh giá cần được ghi lại rõ ràng:

• Ai được điều chỉnh điểm

• Điều chỉnh như thế nào

• Lý do cụ thể là gì

Ghi chú này là cơ sở để truyền thông lại sau buổi họp và lưu hồ sơ minh bạch.

6. Chốt kết quả ngay trong buổi họp

Tuyệt đối không để kết quả “treo” sang hôm khác. Phải:

• Thống nhất kết quả ngay tại chỗ

• Tổng hợp và gửi lại báo cáo rõ ràng cho các bên liên quan sau cuộc họp

Tổng kết

Calibration meeting, nếu được tổ chức tốt, sẽ không còn là nỗi ám ảnh mỗi kỳ đánh giá hiệu suất. Ngược lại, đây là cơ hội để doanh nghiệp tăng cường tính minh bạch, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, và tạo ra một môi trường làm việc công bằng, phát triển.