Feedback loop là gì?

Feedback loop hay còn gọi là Vòng lặp phản hồi, là quá trình mà kết quả của một hệ thống được đưa trở lại làm đầu vào cho một hệ thống mới. Trong Performance Management (Quản lý hiệu suất), điều này liên quan đến việc sử dụng phản hồi của nhân viên (kết quả của đánh giá hiệu suất) để cải thiện hiệu suất làm việc của họ (đầu vào cho đánh giá hiệu suất tiếp theo).

Hay nói cách khác, phản hồi nhân viên nhận được sẽ được lên kế hoạch để cải thiện và trong quá trình cải thiện lại nhận được những phản hồi mới và lại tiếp tục được bổ sung vào kế hoạch. Và cứ như vậy sẽ hình thành Feedback loop (Vòng lặp phản hồi), giống như hình trôn ốc, xoắn vòng liên tục.

Feedback loop (Vòng lặp phản hồi) là một khái niệm rất quen thuộc trong phát triển sản phẩm hay chăm sóc khách hàng, nhưng giờ đây nó là một khái niệm rất quan trọng trong Performance Management (Quản lý hiệu suất). Vì khi thực hiện Feedback loop (Vòng lặp phản hồi), nó sẽ phát huy được mục tiêu to lớn của việc feedback (phản hồi). Thay vì như trước đây, chúng ta feedback (phản hồi) cho nhân viên xong và không có kế hoạch cải thiện gì cả, làm cho nhân viên không mặn mà gì với việc đánh giá hàng năm.

Các loại Feedback loop

Theo bạn, trong khi Feedback cho nhân viên thì chúng ta thường làm gì?

Đúng rồi, đó là chúng ta có khen có chê nhân viên của mình hay nói cách khác khi làm đánh giá chúng ta hay nêu bật điểm mạnh và điểm cần cải thiện của nhân viên.

Thì đối với Feedback loop chúng ta cũng có 2 loại: Positive Feedback loop (Vòng lặp phản hồi tích cực) và Negative Feedback loop (Vòng lặp phản hồi tiêu cực).

• Positive Feedback loop (Vòng lặp phản hồi tích cực): Chính là chúng ta tạo ra các vòng lặp phản hồi để phát huy điểm mạnh của nhân viên một cách tốt hơn nữa. Hôm nay, chúng ta khen nhân viên rồi nhưng họ chỉ mới đạt được một mức độ nhất định mà thôi, chúng ta hãy tạo thêm các vòng lặp để phát huy tốt hơn nữa năng lực đó của nhân viên. Hay khuyến khích nhân viên áp dụng hành vi tốt đó trong các tình huống khác nữa.
• Negative Feedback loop (Vòng lặp phản hồi tiêu cực): Đây mới là phần nặng nhọc hơn, vì Nagtive Feedback không mấy vui vẻ và chúng ta thường né tránh. Mặt khác, việc cải thiện một năng lực không phải ngày một ngày hai mà nó tốn nhiều nguồn lực và thời gian. Nhưng cái này lại rất có ý nghĩa vì nó giúp nhân viên của chúng ta ngày một hoàn thiện hơn.

Lợi ích mang lại của Feedback loop là gì?

Feedback loop đang là từ khóa hot trong Performance Management, vì nó có những lợi ích thiết thực sau:

• Phát triển nhân viên: Feedback loop (Vòng lặp phản hồi) giúp nhân viên nhận ra được những yếu điểm và từ đó lên kế hoạch để cải thiện.
  Vì khi có Feedback thì sẽ có điểm tốt, điểm cần cải thiện và tất nhiên nếu nhân viên chưa lên kế hoạch cải thiện thì vòng phản hồi tiếp theo sẽ được nhắc nhở. Một trong những nguyên tắc của Feedback loop là luôn theo sát, hỗ trợ và tập trung cải thiện hiệu suất cho nhân viên.
• Tăng hiệu suất của nhân viên và hiệu quả của tổ chức: Tất nhiên rồi, Feedback loop sẽ giúp cho nhân viên không ngừng cải thiện năng lực và từ đó sẽ cải thiện được hiệu suất. Khi nhân viên đạt hiệu suất tốt, đội nhóm sẽ làm việc hiệu quả và tổ chức sẽ đạt được thành công.
• Tăng cường sự hài lòng và cam kết của nhân viên: Hầu hết các nhân viên đều luôn muốn được phát triển và tiến bộ từng ngày. Và để đáp ứng được mong muốn đó thì các quản lý phải feedback (phản hồi) cho nhân viên thường xuyên và hỗ trợ nhân viên cải thiện những yếu điểm (chính là Feedback loop). Vì học tập trong công việc thực tế, học tập từ những sai lầm của mình là cách học tập, phát triển nhanh nhất, hiệu quả nhất. Khi nhân viên được phát triển và tiến bộ, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, từ đó hài lòng và gắn kết hơn với tổ chức. Tất nhiên, chúng ta phải tạo ra được một môi trường phản hồi an toàn (tôn trọng lẫn nhau và mang tính xây dựng).
  Chúng ta không lạ gì những câu nói: “em muốn tìm một môi trường thử thách hơn”, “chọn sếp đừng chọn công ty”,… Và Feedback loop sẽ biến các tổ chức, các sếp gắn kết được nhân viên của mình.

Các tips tạo nên một Feedback loop hiệu quả

• Đặt kỳ vọng rõ ràng: Để nhân viên làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn thay vì phải feedback nhiều hơn, thì các quản lý nên đặt kỳ vọng (giao mục tiêu) rõ ràng cho nhân viên của mình. Khi nhân viên nắm rõ được mục tiêu, nắm rõ được những cái sếp kỳ vọng của mình thì nhân viên sẽ thực hiện tốt nhất có thể. Thay vì làm sai trong khi làm được thì lúc đó Feedback không mang lại hiệu quả, mà vấn đề nằm ở kỹ năng giao việc của quản lý. Trong trường hợp, nhân viên đã nắm rõ mục tiêu/ kỳ vọng mà vẫn chưa đạt hiệu quả thì chúng ta cũng dễ chỉ ra điểm sai, điểm chưa được cho nhân viên một cách cụ thể. Vì có xác định được điểm cần cải thiện cụ thể thì mới có thể khắc phục được nó.
• Cung cấp phản hồi thường xuyên: Như chúng ta vừa trao đổi với nhau, chúng ta phải phản hồi thường xuyên cho nhân viên thì mới tạo ra được các vòng lặp liên tục và nhất quán, cũng như tạo nên được một guồng quay (văn hóa phản hồi) hiệu quả. Việc phản hồi thường xuyên sẽ giúp nhân viên cải thiện tốt hơn và có quyết tâm cải thiện hơn, vì việc đó được nhắc đi nhắc lại – có nghĩa là quan trọng. Phản hồi có thể được cung cấp theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như thông qua các cuộc họp, đánh giá hiệu suất hoặc phản hồi 360 độ.
• Phản hồi mang tính xây dựng: Tất nhiên rồi, chúng ta phải tạo ra được một môi trường phản hồi an toàn (phản hồi mà nhân viên vui vẻ đón nhận, thay vì sợ chỉ trích) và để làm được việc đó thì chúng ta phải phản hồi mang tính xây dựng. Phản hồi phải mang tính xây dựng, nghĩa là nên tập trung vào việc giúp nhân viên cải thiện hiệu suất của họ. Phản hồi không nên được sử dụng để chỉ trích hoặc coi thường nhân viên.
• Hãy cởi mở để phản hồi: Lúc nãy đến giờ, chúng ta luôn đề cập việc phản hồi một chiều, nhưng không Feedback loop không giới hạn các chiều phản hồi nào cả. Có thể là phản hồi cấp trên cho cấp dưới, cấp dưới cho cấp trên, phản hồi chéo (đồng nghiệp với nhau). Do đó, để đạt được hiệu quả của Feedback loop thì các quản lý cũng nên cởi mở với phản hồi từ nhân viên của họ. Thay vì phản hồi nhân viên thì phản hồi đủ số thứ, phản hồi cho bằng được, còn khi nhân viên phản hồi lại cho mình thì né tránh hay phớt lờ đi.
• Theo dõi tiến độ và thực hiện điều chỉnh: Cái này có lẽ là quan trọng nhất, vì không thực hiện việc này thì không được lợi ích gì cả, mà thậm chí đừng nên phản hồi mất thời gian, ảnh hưởng mối quan hệ. Feedback loop khác với một feedback đơn thuần là chúng ta cùng nhân viên đưa ra hướng cải thiện, lên kế hoạch thực hiện và bám sát, theo dõi, điều chỉnh thường xuyên. Đặc biệt, chúng ta còn khen thưởng nhân viên ở những cột mốc nhân viên dành được trong quá trình phát triển.

Ngoài những tips trên, còn có rất nhiều tips liên quan đến kỹ năng phản hồi cho nhân viên. Các bạn hãy đón đọc ở những bài tiếp theo nhé!

Kết luận

Feedback loop (Vòng lặp phản hồi) là một phần thiết yếu của bất kỳ hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả nào. Bằng cách tuân theo các mẹo trên, bạn có thể tạo ra các Feedback loop (Vòng lặp phản hồi) giúp nhân viên cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu của họ. Đảm bảo rằng phản hồi là cụ thể, kịp thời và chính xác, và tạo ra môi trường làm việc an toàn và hỗ trợ cho việc đưa ra phản hồi sẽ đảm bảo vòng lặp phản hồi đạt hiệu quả cao.