Lưu trữ: Glossary

Định nghĩa

Competency Mapping (Lập bản đồ năng lực) là quá trình xác định và liên kết các năng lực cần thiết với từng vị trí công việc trong tổ chức, nhằm làm rõ yêu cầu năng lực cho từng vai trò cụ thể.

Ứng dụng

• Là bước quan trọng trong xây dựng khung năng lực (competency framework)

• Giúp thiết lập tiêu chuẩn tuyển dụng, đánh giá, đào tạo và phát triển nhân sự

• Hỗ trợ phân tích khoảng cách năng lực giữa nhân sự hiện tại và yêu cầu vị trí

• Là công cụ nền tảng để thiết kế lộ trình nghề nghiệp và kế hoạch kế nhiệm

Ví dụ

Trong quá trình mapping, vị trí “Chuyên viên chăm sóc khách hàng” được gắn với các năng lực:

1. Giao tiếp hiệu quả

2. Xử lý tình huống

3. Lắng nghe tích cực

4. Kiên nhẫn và kiểm soát cảm xúc

Từ đó, tổ chức xây dựng mô tả công việc, chương trình đào tạo và tiêu chí đánh giá phù hợp với vị trí này.

Chú ý

• Competency Mapping cần sự phối hợp giữa HR, quản lý trực tiếp và chuyên gia chuyên môn để đảm bảo tính thực tiễn.

• Tránh áp dụng máy móc hoặc sao chép từ tổ chức khác mà không điều chỉnh theo ngữ cảnh riêng.

• Mapping hiệu quả cần đi kèm với mô tả hành vi cụ thể theo từng cấp độ (proficiency level).

Định nghĩa

Proficiency Level (Cấp độ thành thạo) là các mức thể hiện trình độ làm chủ một năng lực, dùng để đánh giá mức độ mà một cá nhân có thể thực hiện một hành vi, kỹ năng hoặc công việc cụ thể.

Ứng dụng

• Là thang đo chuẩn trong đánh giá năng lực (competency assessment)

• Giúp phân loại mức độ phù hợp giữa năng lực cá nhân và yêu cầu công việc

• Là cơ sở để xác định khoảng cách năng lực (gap) và nhu cầu đào tạo

• Hỗ trợ trong việc thiết kế lộ trình phát triển nghề nghiệp theo từng cấp độ

Ví dụ

Một năng lực “Giải quyết vấn đề” có thể có 5 cấp độ như sau:

1. Level 1 – Nhận biết vấn đề

2. Level 2 – Đưa ra đề xuất đơn giản

3. Level 3 – Phân tích và giải quyết tình huống phức tạp

4. Level 4 – Chủ động đề xuất giải pháp cải tiến

5. Level 5 – Dẫn dắt tổ chức trong việc ra quyết định chiến lược

Chú ý

• Các cấp độ cần được mô tả hành vi rõ ràng và dễ quan sát để đảm bảo đánh giá nhất quán.

• Số cấp độ phổ biến thường là 3, 4 hoặc 5 – không nên quá nhiều gây khó phân biệt.

• Không nên dùng tên cấp độ mang tính cảm tính (giỏi, rất giỏi…) mà nên mô tả theo năng lực hành động cụ thể.

Định nghĩa

Behavioral Competency (Năng lực hành vi) là những đặc điểm thể hiện qua hành vi, thái độ và cách ứng xử của một cá nhân trong môi trường làm việc, góp phần vào hiệu quả công việc và sự phù hợp văn hóa tổ chức.

Ứng dụng

• Là nền tảng cho đánh giá năng lực mềm và văn hóa tổ chức

• Là tiêu chí quan trọng trong tuyển dụng, đặc biệt ở các vị trí dịch vụ, quản lý

• Được sử dụng trong phỏng vấn hành vi (behavioral interview) và đánh giá 360 độ

• Là cơ sở để thiết kế chương trình đào tạo kỹ năng mềm

Ví dụ

Một số năng lực hành vi điển hình:

1. Giao tiếp hiệu quả

2. Hợp tác làm việc nhóm

3. Linh hoạt thích nghi

4. Quản lý cảm xúc
   Ví dụ, một nhân viên có năng lực giao tiếp tốt sẽ thể hiện sự lắng nghe, diễn đạt rõ ràng và phản hồi tích cực trong các cuộc họp.

Chú ý

• Năng lực hành vi cần được đo bằng hành vi cụ thể có thể quan sát, không đánh giá theo cảm tính.

• Cần phân biệt với năng lực chuyên môn – Behavioral Competency là cách làm việc, không phải kiến thức chuyên môn.

• Mỗi năng lực hành vi nên có các chỉ báo hành vi (behavioral indicators) theo từng cấp độ để đánh giá rõ ràng.

Định nghĩa

Leadership Competency (Năng lực lãnh đạo) là tập hợp các hành vi, kỹ năng và phẩm chất cần thiết để định hướng, ảnh hưởng và dẫn dắt người khác nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Ứng dụng

• Là tiêu chí quan trọng trong tuyển chọn, đề bạt và phát triển lãnh đạo

• Là khung tham chiếu để đánh giá hiệu quả của các cấp quản lý

• Được dùng để thiết kế chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo

• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch kế nhiệm và phát triển đội ngũ kế cận

Ví dụ

Một doanh nghiệp có thể xác định các năng lực lãnh đạo như:

1. Tư duy chiến lược

2. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

3. Truyền cảm hứng và tạo động lực

4. Quản lý thay đổi

Các cấp quản lý từ trưởng nhóm đến giám đốc cần thể hiện các năng lực này ở mức độ phù hợp với vai trò.

Chú ý

• Leadership Competency cần được phân cấp theo từng cấp bậc quản lý để tránh kỳ vọng không thực tế.

• Không nên đánh giá năng lực lãnh đạo chỉ dựa trên kết quả công việc mà cần chú trọng hành vi và ảnh hưởng lên đội ngũ.

• Cần gắn với văn hóa và chiến lược dài hạn của tổ chức để đảm bảo tính phù hợp.

Định nghĩa

Functional Competency (Năng lực chức năng) là các kiến thức, kỹ năng và hành vi chuyên biệt cần thiết để thực hiện hiệu quả một công việc cụ thể hoặc nhóm công việc trong cùng lĩnh vực chuyên môn.

Ứng dụng

• Là căn cứ để xây dựng tiêu chuẩn công việc và mô tả công việc chi tiết

• Được sử dụng để đánh giá năng lực chuyên môn của từng cá nhân

• Là nền tảng để thiết kế chương trình đào tạo theo từng chức danh

• Hỗ trợ hoạch định lộ trình nghề nghiệp và kế hoạch kế nhiệm

Ví dụ

Một kế toán viên cần các năng lực chức năng như:

1. Kiểm tra chứng từ và ghi sổ kế toán

2. Hiểu biết luật thuế

3. Sử dụng phần mềm kế toán
   Đây là các năng lực không áp dụng cho bộ phận khác như nhân sự hay marketing.

Chú ý

• Functional Competency chỉ áp dụng cho những vị trí hoặc bộ phận cụ thể.

• Cần được cập nhật khi quy trình, công nghệ hoặc luật pháp thay đổi.

• Không nên nhầm lẫn với Core Competency – là năng lực chung cho toàn tổ chức.

Định nghĩa

Core Competency (Năng lực cốt lõi) là những năng lực mang tính nền tảng, đặc trưng và tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Đây là những phẩm chất, kỹ năng hoặc kiến thức mà mọi nhân viên – bất kể vị trí nào – đều cần có để đóng góp hiệu quả cho mục tiêu chung.

Ứng dụng

• Là cơ sở xây dựng văn hoá và bản sắc doanh nghiệp

• Là tiêu chí đánh giá ứng viên khi tuyển dụng

• Là năng lực bắt buộc trong khung năng lực tổng thể

• Dùng làm định hướng trong đào tạo nội bộ và phát triển đội ngũ

Ví dụ

Một công ty dịch vụ khách hàng xác định 3 năng lực cốt lõi:

1. Giao tiếp hiệu quả

2. Hướng đến khách hàng

3. Tinh thần làm việc nhóm

Mọi nhân viên – từ nhân viên lễ tân đến trưởng bộ phận – đều được đánh giá và phát triển xoay quanh 3 năng lực này.

Chú ý

• Core Competency không nên quá nhiều (thường từ 3–6 năng lực).

• Cần phân biệt với Functional Competency (năng lực chuyên môn từng vị trí).

• Core Competency cần được cập nhật theo chiến lược doanh nghiệp, tránh lỗi thời hoặc sao chép hình thức từ doanh nghiệp khác.

Định nghĩa

Competency Framework (Khung năng lực) là hệ thống các năng lực và cấp độ năng lực được xây dựng và sắp xếp theo từng nhóm vị trí công việc trong tổ chức, giúp xác định những năng lực và cấp độ năng lực cần thiết để hoàn thành công việc hiệu quả.

Ứng dụng

Khung năng lực là nền tảng cho các hoạt động nhân sự như:

• Tuyển dụng và bố trí nhân sự đúng năng lực

• Đánh giá hiệu quả làm việc và năng lực

• Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp

• Đào tạo và phát triển nội bộ

Ví dụ

Một doanh nghiệp bán lẻ xây dựng khung năng lực cho vị trí “Quản lý cửa hàng” gồm các năng lực như: Dẫn dắt đội nhóm (bậc 3), Quản lý trưng bày (bậc 3), Giải quyết vấn đề (bậc 4), và Kiểm soát tồn kho (bậc 4).

Chú ý

Khung năng lực cần được cập nhật định kỳ để phản ánh sự thay đổi của thị trường, mô hình tổ chức hoặc chiến lược kinh doanh. Tránh xây dựng khung năng lực quá lý thuyết, không gắn với thực tiễn.